前から思っていたのですが、学友会はやけに多い人員の投入や、無駄な時間を過ごすことがよくあります。
例えば全員参加ということで呼ばれた会議。
予定だと2時間を予定していたが、特に話すこともなく45分で終了。
他には、参加者受付として、10人が1時間受付するというもの。
しかし、1時間に来た参加者は10人に満たず、スタッフとして活動する時間はとても少なく、多くの時間は待ちです。
この待ちの時間、騒ぐこともできず、携帯などの使用も禁止。
ただの、待ちの時間なのです。
受付をすることで、お金がもらえるわけでもないですし、ただの会の活動です。
こんなことをして得られるものでもあるのでしょうか。
私はこの状況をクソとしか思えません。
といった感じで、学友会の人と時間の使い方について問題があるので、それについて語り、解決策について考えていきます。
- 学友会の問題点に興味がある
- 学友会の不満に興味がある
- その改善案に興味がある
学友会「会員」の使い方
企画の問題点
大きな企画になればなるほど、やらなくてはいけない仕事が増え、会員一人あたりの仕事が増えます。
まあ、80人近くいる会員一人一人に完全に分配すると考えれば、1人当たりの仕事はある程度楽になるはずです。
しかし、実際は、仕事をやらない人、来ない人、やめる人等いるので、仕事というのは活動している1部の人に集中してきます。
それに加え、過去に行った同様の企画で作成した反省が活かされていなかったり、スケジュール遅延、スタッフの意識低下等が起こります。
そうすると、１部の人に仕事の負担がかかるのことや、精神的にも疲れさせられます。
これを例えるなら、乗車率が100%を超えた通勤時間帯の満員電車に乗るようなものです。
そもそも乗車率は100%超えていて、めちゃくちゃ人が詰まっているけれど、この電車に乗らないと約束の時間に間に合わない！だから、是が非でも乗り込む。
私は今の学友会をこんな感じに見ています。
本当はこれ以上の仕事はできないのに、やらなきゃいけない仕事だけ溜まっていって、納期もすぐそこにきているから、夜遅くまでだろうが、全員でパンクしてでもやるぞって感じです。
ここまでの問題点をまとめると、
- 仕事をやる人とやらない人がいる
- 仕事が満遍なく振り分けられておらず、個人差がある
- 仕事の絶対量が多い
企画の改善点
ではどうすればいいのかについて、考えを述べます。
仕事をやる人・やらない人がいるというのであれば、仕事をやらない人は解雇してもいいのかなと思います。
ただ、実際には仕事を他の人よりもやっていないだけで、なんらかの仕事をしている人が多いです。
そのため、この人達を解雇するとしても、仕事の絶対量が変わらないのであれば解雇はする必要がないですね。
もし、仕事しない人を解雇するのであれば、以前よりも企画の仕事量を減らした方がよいと考えます。
なぜなら、人が減ってもやらなきゃいけない仕事が変わらなければ、在籍する会員の首を自ら絞めることになるからです。
そんなことをしたら、余計にやめる人が増えることでしょう。
それと、仕事が一部に集中してしまうことが多々あるので、上位職の責任者や部長などが仕事の分散を促していく必要があるでしょう。
- 仕事をやらない人は解雇する。ただ、解雇するなら減った人の分仕事も減らしていく必要がある。そうしないと、在籍メンバの負担が増えるだけだから
- 仕事は満遍なく振り分ければいい
- 仕事の絶対量をへらせばいい
日常の問題点
一年を通して企画が絶え間なく続くものですから、実質的な休みはありません。
そんな学友会の、日常にも仕事があります。
それは、待機と定例会です。
待機と言うのは、毎週決めた曜日の17:00~20:00の中で1時間の間、部室で待機するというものです。
この待機でやることは、部室の掃除であったり来訪者対応、企画の備品づくりというのが名目です。
定例会というのは、週に1回学友会全体で集まって、この1週間何をしたのかを報告する会です。
自分の部署だけでなく、いろんな部署の話を聞くのと、全体で集まってサークルやってる感だすのが目的です。
で、この待機と定例会に対する私の意見としては、人の無駄づかいだと思っています。
というのも、この待機と定例会は毎週ありますが、毎週やることのものでもないと思っているのです。
問題点を挙げてみます。
- 掃除は毎日やるほどのものじゃない
- 来訪者対応に5~10人もいらない
- 定例会で報告がないときも開催される
日常の改善点
じゃあ、どうすればいいのかってところを話します。
まずは、待機から。
毎日部室の掃除をすることはいいとことだと思います。
ただ、そんなに目に見えてゴミが多いわけでもないからやるとしても週１くらいでいいと思います。
それと、掃除用具がボロボロのホウキなのが解せないです。
せめて、新しいホウキにしろやって思います。
全然ゴミとれないですからね？？
それなら、掃除機とかでええやんってことですよ。
他にも、掃除道具ってたくさんあるし、コロコロローラーとかの方がゴミ取れるよ？
なんていうか、掃除は手段であり、目的は奉仕の心を育てるとかなんですかね？？
ちょっとよくわかんないですけど、私はそうゆうの求めていないので、苦しいです。
次に、来訪者対応ですが、来訪者なんて、来ない時期は全く来ませんからね？
来るとしても、1日に1人くればいい方だと思います。
その来訪者の数に対して、1日に5~10人もの待機人数が組まれていることに不満があります。
それに、待機の他にも別室に仕事をしに来ている人もたくさんいるので、人はたりすぎているんですよ。
だから、人の無駄遣いとしか思え得なくて、不満です。
しかも、待機中は、スマホやパソコン、自分のやりたいことをやっちゃダメなんですよ。
無償でやっている自治会（サークル）なのに、来るかもわからない来訪者にそなえて、ただ椅子に座っているだけ。
まじで、勘弁してくれって感じ。
せめて、自由な待機にしてほしいですな。
私は、変な束縛は求めていないでやんす。
次に、定例会です。
週1回必ず開催される定例会。
１年間に週1回必ず行われるとすると約50回あります。
内容は、各部署の仕事を報告されて、会長から一言もらって終わり。
時には、なんの活動報告も無いときもあります。
報告が無いときは特にですが、なんで開催したの？って思います。
私の考えでは、定例会を開催するにあたって、報告があるのは前提じゃないって思います。
報告がないなら、開催するなよと。。
と、グチグチいう理由として、私は報告するもんなんて無いからなんだよね。
ははははｈ
特に大きな仕事は2年生まででやり切った感で、3年生からは全力脱力タイムズなんだよね。
だから、形式的な定例会とかがあるのが非常にめんどくさいし、特に聞くこともないのよ。
だから、任意参加にしてくれたり、開催を月に1回くらいにしてくれたらなと思いますね。
実際、大した報告なんてないから、マジで月１くらいがいいです。
- 待機の掃除は、掃除頻度を減らすのと、掃除用具をそろえよう
- 待機の人数は減らそう
- 定例会は任意参加性か月１くらいに頻度を減らそう
学友会「時間」の使い方
企画の問題点
企画は多くの会員の力によって成り立っています。
いろんな人が陰ながら時間をかけて企画をつくっているのです。
そんな企画をつくっていく中で、特に不満があるのが、リハーサルと会議の時間です。
これらのなにが不満って、めちゃくちゃ時間使うわりに、めちゃくちゃ進捗がないのですよ。
原因は何と言っても、見積もりの甘さでしょうか。
過去同様の企画をやっているのにもかかわらず、去年や過去の反省が全くといっていいくらい活かされていない。
いままでの反省文はどうしたの？と聞きたくなくくらい、反省が活かされないのです。
リハーサルにしても会議にしても当日の予定が穴だらけ。
酷い時は目的が定まっていなかったりします。
目的がない時なんて、ゴールがないのと一緒ですから、どれだけ時間を費やそうが、どれだけ頑張ろうが、永遠にゴールにつかないのですよ。
しまいには、よくわからんところで終わりにされ、後味の悪さと言ったら私の人生の中で最大級です。
- 去年の反省文が活かされていない
- リハーサルにしろ会議にしろ、目的が定まっていないのに開催する
- 見積もりが甘いんじゃないか？
企画の改善点
では、これらの問題をどうするか検討します。
何よりも、まず反省文を活かしてほしいと思います。
なんのために反省文を取っているのか知りませんけど、3年間やってきて、反省文が活かされているのを感じる場面はほぼありませんでした。
だから、反省文に書かれていた反省点を次はよかった点にしてほしいなと思います。
具体的には、まずスケジュールは去年のスケジュールを参考に、余裕をもって作成、見積もりをしてほしいです。
それから、会議であったりリハーサルであったり、どれくらい必要か決めスケジュールを組んでもらいます。
その後に、各会議とリハーサルの目的、目標を明確にしてくれたら、実際にやっていくうえではまず基礎が固まったかと思います。
あとは、リハーサルにしろ会議にしろ、予定通り進まなかった時のリスクを挙げ、その対策を練っておく必要もありますね。
さらにやるならば、前年の責任者や幹部などの手厚いサポートがあったほうがいいでしょう。
最後に、必要な備品を決めたり、企画当日の動きを決めておけばおおむねうまくいくんじゃないでしょうか。
- 会議やリハーサルは目的目標を明確に
- 例年の反省文やスケジュールを踏まえて、予定を立てる。その際に去年の反省点を活かす施策をできたら結構いい
- 先輩や去年の責任者や幹部が手厚いサポートをする
- 企画のリスク対策を講じておく
日常の問題点
日常は、先ほど述べたように、「待機」と「定例会」の2種類が大きな障壁です。
待機では、5~10人が毎日部室にいなくてはいけません。
定例会では、週に一回会員全員が集まる必要があります。
まずは、待機から。
時間の観点から見ますと、月曜日から金曜日まで週5日待機があります。
そして、待機は以下の3コマで構成されています。
- 1コマ目：17時~18時
- 2コマ目：18時～19時
- 3コマ目：19時~20時
この1コマごとに5~10人シフトが編成されます。
なので、一日あたりですと、15人～30人が待機する実態があります。
業務内容は、先ほど述べたように、掃除や来訪者対応、企画の備品づくりです。
なお、待機中はスマホやPCの使用は禁止、自分のやりたいことも自由にやってはいけません。
んで、文句を言っていきます。
各コマごとに1か所掃除を担当していますが、これを毎日やるほど汚くないわけです。
それに、小さな部屋を5~10人で掃除するので一瞬で終わります。
次に、来訪者対応とありますが、一日に1人くれば多い方です。
最後に、企画の備品づくりとありますが、1週間の待機があれば終わります。
ここまでで、何が言いたいかと言うと、ほとんどの時間は暇になるのです。
掃除は一瞬で終わるし、来訪者は来ないし、企画の備品づくりもすぐ終わるから、長続きしない。
これを、毎週のシフトが入っている日やらなきゃいけないんですよ。
でも、まあそれが待機かって感じですけど、なにより自由にすることが出来ないのが一番腹立たしいですね。
1時間の待機のうち50分位は座っているだけなんですよ。
何もしないのに。
でも、何か自分のやりたいことをやるのはだめなんですよ。
もはや、意味わからん。
暇
そう、私は暇なの。
勉強したいし、本読みたいし、ツイッター読み漁りたいの。
でも、それがダメなの。
規則だから。
は？？
意味わかんな
さっさと廃止しろよ。
以上です。
次に、定例会です。
定例会は、週に1回全体で集まって情報共有する場ですね。
（ちなみに、議事録がつくられます）
でもね、私は報告することもないし、相手の報告を聞くこともない。
つまり、無駄な時間。
なんか、いろんな人が報告しあっているのを見ているだけ。
質問することもないし、興味もない。
あはははははｈ
なので、任意参加にしてほしいですね。
議事録が作られるので、それをみればだいたい内容がわかりますし、なにより、定例会の内容がとっても薄いから、マジで。
議事録みればわかる。
たいしたことしていないの。
それに1時間や2時間をつかうのやめてほしいよね。
マジで。
- 毎週やる必要ない
- 待機の時間が暇
- 定例会は内容が薄い
日常の改善点
では、問題点が挙がったところでどうしてほしいか？を話します。
まず、この問題点として挙げたものはほぼほぼ自己中心的な考えから挙げています。
なので、全体的に改善が必要かといわれれば違うところもあるでしょうから、ここでは私一個人の不満として書いていきますからね。
まずは、待機。
まあ、控えめに言って、毎週待機は回数が多いいです。
なので、2週か3週間に一回くらいでいいと思います。
それと待機には最低限の人数を用意し、無駄な人は要らないです。
あと、掃除ですが、これは待機でやるというよりは、掃除の日を月に1回もしくは、週に1回決めるなどして、その日に一気にやるくらいでいいんじゃないですかね。
一気にやるといいましても、そこまで部屋が汚いとは思いませんし、臨機応変にそうじをする日を決めてやるのでいいんじゃないですか。
最後に、待機が月曜日から金曜日まで週5日あるのが多い。
他に体育会や文化会といった自治会は週4の活動です。
平日の中にも休日があるのです。
なのに、学友会だけ週5日なのはどうかと思いますね。
同じ自治会ですし、週4日でええやろ。
次に、定例会。
定例会は週に一回みんなで集まるという意味ではいいと思います。
ただ、週間の報告をメインとして集まっているとするのであれば、ナンセンスとしか言いようがない集まりです。
というのも、絶望的に内容が薄い。
各部長が部の報告をチャチャっとして、他に全体が言いたいことがある人がいれば、その人が連絡をする。
極めつけには会長が挨拶をする。
それぞれに質疑応答の時間はありますが、質問する人など一人もいない。
これで1時間～2時間かけるんです。
まあ、長いし、これなら参加しなくてもいいよねって感じすらある。
というのも、この定例会は議事録が作成されるものだから、それに目を通せばいいし、なにより、報告内容がどうでもいいものばかり。
例として挙げるなら、「○○と○○をしました。報告は以上です」で終わり。
マジで、これは笑えない。
確かに報告はしているけれども、それを聞いた他の会員にどうしろと言うのだ。
活動の内容だけ報告されても困るわって話ですよ。
確かに活動の報告はあってもいいですが、それだけで終わりなら中学生レベルとしか言えない。
具体的には、
- 活動の報告
- 今後の活動の予定や計画、どうしていくかなどの方向性
- 聞いている人には何を知ってほしいか
せめてこの3点とかはほしい気がします。
活動の報告はもちろんのこと、今後の予定やどんな計画があるのか、この報告で何を聞いてほしいか、知ってほしいかを明確にしてほしいですね。
だってね、活動の報告ってただの結果じゃないですか？
結果はもちろん必要ですが、それを踏まえての今後の施策とかの方がもっと重要じゃないですか？
結果だけ報告すればいいなんて、成長は見込めなくないですか？
まあ、成長を見込まなくてもいいけどさ、それくらい適当な定例会というのは、定例会の必要性の無さを表していると思っていますが？？
まとめると、私からすると、このままの定例会を続けるくらいならば、やらないほうがマシなんじゃねーのってことです。
- 待機のメンバは最小限にする
- 待機日を減らす
- 定例会の内容を充実させる
- 定例会を無くす
学友会の「会員」と「時間」について：まとめ
長く語った学友会の「会員」と「時間」について。
学友会の「企画」と「日常業務」という2つを「会員」と「時間」という視点で見て考えていきました。
一覧にまとめますと以下のようになりました。
企画の問題点
- 過去の反省が活かせていない
- 仕事のやる気が人それぞれ
- 人員に対して仕事の絶対量が多い
- リハーサルや会議の目的や目標が明確になっていない
- 去年の反省文が活かされていない
- 見積もりが甘いんじゃないか？
企画の改善点
- 仕事をやらない人は解雇する。ただ、解雇するなら減った人の分仕事も減らしていく必要がある。そうしないと、在籍メンバの負担が増える予想
- 仕事を満遍なく振り分ける
- 仕事の絶対量をへらせばいい
- 会議やリハーサルは目的目標を明確に
- 例年の反省文やスケジュールを踏まえて、予定を立てる。その際に去年の反省点を活かす施策をできたら結構いい
- 先輩や去年の責任者や幹部が手厚いサポートをする
- 企画のリスク対策を講じておく
日常の問題点
- 掃除は毎日やるほどのものじゃない
- 来訪者対応に5~10人もいらない
- 毎週やる必要ない
- 待機の時間が暇
- 定例会は内容が薄い
日常の改善点
- 待機の掃除は、掃除頻度を減らすのと、掃除用具をそろえよう
- 待機の人数は減らそう
- 定例会は任意参加性か月１くらいに頻度を減らそう
- 待機のメンバは最小限にする
- 待機日を減らす
- 定例会の内容を充実させる
- 定例会を無くす
最後にですが、このように問題点と改善点を偉そうに書いていますが、これはあくまでも私の主観でみた結果です。
論理性や合理性があるかと言われたら、あるものもあればないものもあるでしょう。
だから、ここで書いたものを実行したからと言って、学友会がめちゃくちゃ改善されるわけではないというのがポイントです。
とは言いましても、不満に思っていることや改善が必要だと思うことがこれくらい出たことに驚きました笑。
一体私はなぜ、いまだにこんな環境に身を置いているんでしょうかね。
あはははははは
